Workflow


Besuchermanagement

In dem Bereich „Besuchermanagement“ wird die An- und Abmeldung von Besuchern sowie die Vorbereitung von Besuchen vorgenommen. Sie können sich über die aktuellen Besuche standortübergreifend informieren oder die bereits vergangenen Besuche in einem Report auswerten.

Registrierung und Check-In

Schritt 1 Firmenauswahl: Greifen Sie bei der Registrierung auf bereits erfasste Firmendaten zurück oder legen Sie einen neuen Datensatz an.

 

Schritt 2 Besucherauswahl: Falls der Besucher bereits in der Datenbank erfasst ist, wählen Sie diesen per Klick aus. Andernfalls legen Sie einen neuen Datensatz an.

 

Schritt 3 Eingabe Besuchsdaten: Tragen Sie die Besuchsdaten ein (Gültigkeitszeitraum, Mitarbeiter, Grund des Besuchs) und wählen Sie die Art und Dauer der Besucherbegrüßung.

Schritt 4 Auswahl Besucherpapiere: Wählen Sie aus mitgelieferten Druckvorlagen oder nutzen Sie selbst erstellte Vorlagen mit individuellen Papierformaten.

Schritt 5 WYSIWYG-Druckvorschau: Kontrollieren Sie die Richtigkeit aller Angaben vor dem Druck eines Besucherausweises oder eines Besucherscheins. Fotos, Logos und Barcodes werden automatisch integriert.

Schritt 6 Checkliste: Bestätigen und überprüfen Sie alle Checklisteneinträge des Besuchs. Vorhandene Einträge können geändert oder neue Einträge für den Besucher, den Mitarbeiter oder den aktuellen Benutzer hinzugefügt werden.

Schritt 7 Digitale Unterschrift: Unterszeichnen Sie mehrere Checklisteneinträge mit einer einzigen digitalen Unterschrift. Alle Texte können übersetzt und in der Sprache des Unterzeichners angezeigt werden.

Schnellanmeldung mit Quick Check-In

Schritt 1 Unerwartete Besucher: Diese registrieren Sie mit dem Quick Check-In mit wenigen Klicks. Greifen Sie auf vorhandene Datensätze zurück oder legen Sie den Besucher neu an.

 

Schritt 2 Fotoaufnahme: Integrieren Sie per Webcam oder Digitalkamera ein Foto des Besuchers (automatisches Zuschneiden des Bildausschnitts via Gesichtserkennung und nachträgliche Bildbearbeitung inklusive).

 

Schritt 3 Eingabe Besuchsdaten: Alle Pflichtangaben werden zunächst kompakt in einer Maske erfasst. Die Besucherdaten können Sie nachträglich im Detail vervollständigen.

Überblick

Alles im Blick: Die anwesenden und vorbereiteten Besucher werden tabellarisch aufgelistet. Die Listen lassen sich konfigurieren (sichtbare Spalten) und können jederzeit exportiert oder ausdruckt werden.

Anwesende Besucher

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle aktuell anwesenden Besucher in Ihrer Firma. Die farbigen Statussymbole (Ampelsystem) geben schnelle Auskunft über verspätete oder überfällige Besucher.

Vorbereitete Besucher

Kompakter Überblick über alle vorbereiteten Besucher.

Check-Out

Abmeldung: Schneller geht es nicht – mit einem Klick auf „Check-Out“ ist Ihr Besuch abgemeldet.

Firmen

Erfassen Sie die Firmen-Stammdaten sowie das Logo. Einmal hinterlegt, können Sie diese Informationen für alle Applikationen nutzen (Besucherpapiere, Welcome-Begrüßung etc.).

Besucher

Pro Firmen-Datensatz können Sie beliebig viele Besucher-Datensätze anlegen. Jedem Datensatz können Sie individuelle Merkmale bspw. hinsichtlich der Welcome-Begrüßung zuordnen. Der Reiter „Checkliste“ zeigt eine Übersicht zu den Checklisteneinträgen des Besuchers.


Stammdaten (Infrastruktur)

Hier werden die für die Besucherverwaltung notwendigen Stammdaten Ihres Unternehmens angelegt. vistrax ist mehrmandantenfähig, somit können weitere Unternehmen mit getrennten Datenbeständen angelegt werden.

Mandant

Branding in Ihrem Corporate Design: Durch die Einbindung Ihres Logos verleihen Sie der Software Ihren eigenen Look. Das Logo können Sie auch implizit in allen Applikationen (Besucherpapiere, Welcome-Begrüßung etc.) nutzen.

Mitarbeiter

Anlegen eines Mitarbeiters: Erfassen Sie Ihre Mitarbeiter mit Kontaktdaten und Foto. Diese Daten können Sie für alle Applikationen (Besucherpapiere, Welcome-Begrüßung etc.) nutzen.

Abteilungen

Mitarbeiter werden in Abteilungen organisiert.

Gebäude

Sofern Ihre Firma über mehrere Standorte verfügt, können Sie diese separat anlegen. Die Besucherregistrierung kann somit standortübergreifend erfolgen.

Zugänge

Wenn Ihre Firmenstandorte über mehrere Zugänge verfügen, können Sie diese anlegen und den Zutritt für Ihre Besuche bei der Registrierung festlegen.


Checklisten

Hier finden Sie die Checklistenvorlagen und -einträge des Mandanten. Sofern die Funktion für Checklisten aktiviert ist, werden die Checklisten in den Workflows beim Check-In und beim Check-Out verwendet. Mit Checklisten kann z.B. eine digitale Unterschrift erfasst werden, die den Check-In belegt oder die Ausgabe und Rückgabe von Gegenständen bestätigt. Es ist aber z.B. auch möglich, die Durchführung einer regelmäßig notwendigen Sicherheitsunterweisung zu protokollieren.

Vorlagen

Definieren Sie Checklistenvorlagen, indem Sie verschiedene Kombinationen von Checklisteneinträgen und Bestätigungsverhalten erstellen.

Einträge

Ein Checklisteneintrag enthält verschiedene Texte, die dem jeweiligen Unterzeichner angezeigt werden. Ab der Bestätigung ist der Eintrag nur für einen vorgewählten Zeitraum gültig.


Administration

In der Menügruppe „Administration“ können neue Benutzerkonten erstellt und Benutzerrollen definiert werden.

Update Service

Mit dem integrierten Update-Service ist die Software immer auf dem neuesten Stand.

Benutzerkonten

Pflegen Sie die Mitarbeiter ein, die mit vistrax arbeiten sollen und weisen SIe ihnen die entsprechenden Rollen zu.

Benutzerrollen und -rechte

Definieren Sie Ihre unternehmensspezifischen Benutzerrollen mit den korrespondierenden Rechten.