Inhalt:

  1. Einführung
  2. Erste Schritte
  3. Besuchermanagement
  4. Datenauswertung
  5. Infrastruktur
  6. Administration
  7. Systemmenü
  8. Benutzereinstellungen
  9. Sonderfunktionen
  10. Verbindungseinstellungen
  11. Das XML-Layout Schema
  12. Einrichtungshilfen

vistrax

das digitale Besucherbuch

vistrax 2.6 - Anwendungshilfe


KAPITEL 1: Einführung

Begrüßung

Herzlich Willkommen und vielen Dank, dass Sie sich für vistrax – das digitale Besucherbuch entschieden haben. Mit vistrax haben Sie eine professionelle Software zur Erfassung und Organisation von Besuchern in Ihrem Unternehmen erworben. In dieser Online-Hilfe wird die Funktionsweise der Software beschrieben.

Diese Software unterliegt einem ständigen Entwicklungsprozess. Die von Ihnen erworbene Version kann in Form von Updates aktualisiert werden. Weitere Informationen zu dem Lizenzmodell und dem Update-Service finden Sie auf vistrax.com/de.

Urheberrechtsvermerk und Haftungsausschluss

Copyright © 2013-2020 CONZE Informatik GmbH

vistrax 2.6
Alle Rechte vorbehalten.

Diese Hilfe darf weder vollständig noch in Teilen ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch CONZE Informatik GmbH (CONZE) auf irgendeine Art vervielfältigt werden. Die in dieser Anwendungshilfe enthaltenen Informationen unterliegen den üblichen Änderungen. Bitte beachten Sie, dass CONZE grundsätzlich keine Verantwortung für Verluste oder Schäden übernehmen kann, die aufgrund von Angaben oder eventuellen Fehlinformationen in dieser Hilfe auftreten können.

Weitere rechtliche Hinweise sowie die Nutzungsbedingungen können auf vistrax.com/de eingesehen werden.

Wir sind jederzeit dankbar für Verbesserungsvorschläge oder für Hinweise auf Fehler, um Ihnen in Zukunft ein noch leistungsfähigeres Softwareprodukt anbieten zu können.

Supportleistungen

vistrax bietet einen kostenlosen Online-Support via E-Mail an (support@vistrax.com). Anfragen, wie die Inbetriebnahme und Gestaltung von Besucherdokumenten und Projektoren werden von Dienstleistern aus dem CONZE-Partnernetzwerk übernommen. Für Großkunden agiert unser Service per Telefon oder Fernwartung.

Online FAQ und Tutorials

Sofern Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, besuchen Sie zuerst die vistrax-Homepage vistrax.com/de. Dort finden Sie Hilfe in den Online FAQ, Tutorials und Hilfe-Videos.

Add-Ons

Zusätzliche Erweiterungen finden Sie ebenfalls auf vistrax.com/de.


KAPITEL 2: Erste Schritte

Initiale Datenbankeinrichtung

Wenn Sie vistrax das erste Mal nach der Installation starten, öffnet sich die Eingabemaske „vistrax Verbindungseinstellungen“. Nehmen Sie die Konfiguration der Datenbankverbindung vor. Detaillierte Informationen finden Sie in Kapitel 10 „Verbindungseinstellungen“.

Benutzeranmeldung und Benutzerabmeldung

Die Anmeldung in vistrax setzt die Eingabe von Benutzername und Passwort voraus. Die Benutzerzugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator.

Während der Anmeldung können Sie außerdem einen von Ihnen mittels vistrax-Admin in der Datenbank hinterlegten Mandanten auswählen.

Überblick Menüstruktur

Sobald Sie sich in vistrax angemeldet haben, gelangen Sie in die Hauptansicht. Die Hauptansicht gliedert sich in zwei Hauptbereiche „Menüleiste“ und „Arbeitsbereich“.

Über das vistrax-Symbol in der linken oberen Ecke der Symbolleiste gelangen Sie zum Systemmenü. Über das Systemmenü nehmen Sie die vistrax-Systemeinstellungen vor. Neben der Online-Hilfe finden Sie weitergehende Informationen zum Produkt, zum Bestellprozess und den Nutzungsbedingungen.

Im Arbeitsbereich werden später die verschiedenen Eingabemasken angezeigt. Ein Wechsel zwischen den einzelnen Eingabemasken ist über die geöffneten Registerkarten möglich.

Menüleiste

Über die Menüleiste gelangen Sie zu allen Funktionen, die Sie für die Administration und die Besucherverwaltung benötigen. Die Menüleiste gliedert sich in verschiedene Menügruppen. Diesen sind jeweils thematisch die zur Verfügung stehenden Funktionen zugeordnet.

Menügruppen

1. Benutzer

Hier kann der aktuell angemeldete vistrax-Benutzer unter „Einstellungen“ seine individuellen Benutzereinstellungen vornehmen, wie Passwortänderung, Konfiguration der Benutzeroberfläche sowie Einstellungen zur Datenauswertung und -speicherung.

Über die Filterfunktion „Zugänge“ kann sich der Benutzer sämtliche anwesenden und vorbereiteten Besuche nach dem ausgewählten Zugang, d.h. Ein- oder Ausgang, anzeigen lassen.

2. Besuchermanagement

In dem Bereich „Besuchermanagement“ wird die An- und Abmeldung von Besuchern sowie die Vorbereitung von Besuchen vorgenommen. Detailinformationen zum Registrierungs- sowie An- und Abmeldeprozess finden Sie unter den Punkten „Registrierung“ und „An- und Abmeldung“.

3. Datenauswertung

Die Datenauswertung ermöglicht über die Report-Funktion eine genaue Auswertung der stattgefundenen Besuche. Informationen zur Datenauswertung finden Sie im Kapitel 4 „Datenauswertung“.

4. Infrastruktur

Hier werden die für die Besucherverwaltung notwendigen Stammdaten (Zugänge, Gebäude, Mitarbeiter, Abteilungen) angelegt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 5 „Infrastruktur“.

5. Administration

In der Menügruppe „Administration“ können neue Benutzerkonten erstellt und Benutzerrollen definiert werden. Informationen zur Definition und Verwaltung von Benutzerkonten und -rollen finden Sie in Kapitel 6 „Administration“.

6. Kommunikation

Mittels „CTI Quick Telefonat“ können Sie per Mausklick Telefonate beginnen. Die Menügruppe wird nur dann angezeigt, wenn der Punkt CTI-Telefonie konfiguriert und aktiviert wurde (siehe Kapitel 7 „CTI-Telefonie“).

7. Checklisten

Mit den Unterpunkten „Vorlagen“ und „Einträge“ lassen sich die Checklisten bearbeiten. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, sofern die Benutzerrechte hierfür erteilt wurden.

Erste Schritte nach der Installation

Stammdaten anlegen

Bevor Sie Besuchsvorgänge eingeben und verwalten können, ist es erforderlich, dass Sie nach der erfolgreichen Installation von vistrax zunächst die Infrastruktur-Stammdaten anlegen. Diese Daten werden für die Registrierung sowie die An- und Abmeldung von Besuchern benötigt.

Da die Stammdaten aufeinander aufbauen, achten Sie bitte darauf, die Anlagen in folgender Reihenfolge (von rechts nach links) vorzunehmen:

a) Zugänge

Legen Sie hier Ihre verschiedenen Zugänge zum Betriebsgelände an. Zugänge können beliebige Ein- oder Ausgänge wie Pforten, Tore oder Empfangsbereiche darstellen.

b) Gebäude

Legen Sie hier die verschiedenen Gebäude auf Ihrem Betriebsgelände an. Die Angabe der Gebäude benötigen Sie für die Anlage der Abteilungen.

c) Abteilungen

Legen Sie hier die verschiedenen Abteilungen an. Die Angabe der Abteilung benötigen Sie für die Anlage der Mitarbeiter.

d) Mitarbeiter

Legen Sie hier die Mitarbeiter an, die Besuche erhalten.

Benutzerrollen und -rechte anlegen

Um vistrax mit mehreren Benutzern verwenden zu können, können neben dem Benutzer „Administrator“ weitere Benutzer angelegt werden. Den Benutzern können individuelle Benutzerrollen und -rechte zugewiesen werden. Hilfen zum Anlegen weiterer Benutzer und zur Definition von Benutzerrollen und -rechten finden Sie im Kapitel 6.


KAPITEL 3: Besuchermanagement

Besucher-Anmeldung (Check-In) / Besucher-Vorbereitung

vistrax bietet zwei Möglichkeiten, die Besucher zu registrieren:

a) Geführte Registrierung

b) Quick Check-In (Schnellanmeldung)

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Vorbereitung von Besuchen nur mit der geführten Registrierung vorgenommen werden kann.

Geführte Registrierung

Sie können eine Besucherregistrierung in fünf einfachen Schritten unternehmen. Wenn Sie bereits Besucherstammdaten hinterlegt haben (siehe. hierzu Punkt „Firmen“ sowie „Besucher“), können Sie in den Eingabemasken auf die bereits vordefinierten Profile zurückgreifen, indem Sie die Suchfunktion in den Eingabefeldern nutzen. Neue Stammdaten können ebenso direkt im Registrierungsprozess eingegeben werden.

1. Angabe der Besucher-Firma

Wählen Sie die Firma, zu der der Besucher gehört, in dem Eingabefeld „Filter“ aus oder legen Sie ein neues Firmenprofil an. Zur Neuanlage eines Firmenprofils klicken Sie bitte auf „Neu“. Mit Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in die nächste Eingabemaske.

2. Angabe des Besuchers

Wählen Sie den Besuchernamen aus der Datenbank aus oder legen Sie einen neuen Besucher an. Zur Neuanlage eines Besuchernamens klicken Sie bitte auf „Neu“.

3. Angaben zum Besuch

Geben Sie hier nähere Daten zu dem Besuch und den gewünschten Dokumenten ein.

→ Gültigkeitszeitraum der Anwesenheit

Definieren Sie hier den geplanten Gültigkeitszeitraums des Besuchs. Eine An- und Abmeldung ist auch außerhalb dieses Zeitraumes möglich. In diesem Fall wird Ihnen jedoch eine Warnung angezeigt.

Ganztägig: Für einen bestimmten Zeitraum ohne zeitliche Einschränkung, 00-24h ist vorbelegt
Andauernd: Von einem Startdatum + Uhrzeit bis zu einem Enddatum + Uhrzeit
Täglich: Von einem Startdatum bis zu einem Enddatum jeweils täglich in einem bestimmten Zeitfenster

Info

Hinweis: Durch die Zeitumstellung (Sommerzeit - Winterzeit) entstehen ungültige Zeiten. Diese liegen in der Zeitspanne, die durch Vor- und Zurückstellen der Uhrzeit übersprungen wird, gemäß der lokalen Zeitzone. Wird eine solche ungültige Zeit gewählt kann es vorkommen, dass vistrax eine abweichende Zeit hinterlegt, die im gültigen Bereich liegt. Die Berechnung der Abweichung ist betriebssystemabhängig. Zur Vermeidung achten Sie darauf, Datum + Uhrzeit so zu wählen, dass kein ungültiger Zeitpunkt entsteht.

Füllen Sie des Weiteren die Pflichtfelder Mitarbeiter und Anlass aus. Optional können Sie über das Feld „Abteilung“ eine Filterung auf die Mitarbeiter vornehmen. Ebenfalls können Sie ergänzend in dem Eingabefeld „Fahrzeug“ ein Kfz-Kennzeichen sowie unter dem Eingabefeld „Hinweise“ individuelle Bemerkungen hinterlegen.

→ Welcome-Bildschirm

Sie können in der Auswahlliste einstellen, ob und wann die Besucherdaten über den vistraxWelcome-Begrüßungsbildschirm angezeigt werden. Hierzu haben Sie mehrere Optionen, die für jeden Besuch individuell eingestellt werden können. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe von vistraxWelcome.

→ Dokumente

Geben Sie in dem Bereich Dokumente an, ob und welche Besucherdokumente der Besucher erhalten soll. In der Auswahlliste finden Sie vistrax-Standardvorlagen. Unter dem Punkt „Besucherdokumente“ erhalten Sie Informationen, wie Sie individuelle Besucherdokumente erstellen und anpassen können. Klicken Sie auf „Weiter“, um zur Druckansicht der Besucherdokumente zu gelangen.

4. Druck Besucherdokumente

Falls Sie Besucherdokumente ausgewählt haben, sehen Sie hier eine Vorschau zu dem Besucherausweis und/oder dem Besucherschein. Bei mehrseitigen Besucherdokumenten können Sie sich alle Seiten über die Pfeil-Schaltflächen anzeigen lassen.

Wählen Sie „Seite drucken…“ um die aktuelle Seite zu drucken. Wählen Sie „Alles drucken…“, um alle hinterlegten Seiten auszudrucken.
Weitere Detailinformationen zum Drucken finden Sie in dem Abschnitt „Drucken von Besucherdokumenten“ in Kapitel 9.

5. Zusammenfassung Registrierungsdaten

In der Zusammenfassung werden alle vorgenommenen Registrierungsdaten dargestellt. An dieser Stelle können Sie entscheiden, ob der Besucher angemeldet werden soll („Check-In“) oder nur als vorbereitet angelegt werden soll („Speichern“).

Vorbereitete Besucher können im Anschluss in den Bereichen „Übersicht“ oder „Vorbereitet“ weiterverarbeitet werden.

Checklisten

Erstellen von Checklisteneinträgen

Unter der Ansicht "Einträge" werden die Checklisteneinträge verwaltet. In den Checklisteneinträgen können neben einem Namen und einer Beschreibung auch die auf einem Unterschriften-Pad dargestellten Texte eingestellt werden, wenn dem Nutzerprofil die benötigten Rechte zugewiesen wurden. Wird ein Check-In bzw. Check-Out Text eingestellt, so wird dieser Text beim jeweiligen Vorgang angezeigt. Sowohl im Rahmen der Eintragsauswahl im Checklisten-Fenster, als auch gegebenenfalls auf einem angeschlossenem Unterschriften-Pad. Weiter können die Rückgabeart, eine Gültigkeit und ein Referenztext für einen Eintrag festgesetzt werden.

Die Rückgabeart beschreibt ob ein mit diesem Eintrag verbundenes Element zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgegeben werden muss.

Für die Gültigkeit sind folgende Optionen wählbar:

Ein Standard Referenztext stellt eine Textvorlage dar, die bei einem Check-In / Check-Out Vorgang von einem Benutzer mit dem darin beschriebenen, konkreten Element überschrieben werden kann. So kann beispielsweise in diesem Feld der Text "Schlüsselnummer" vorab angegeben und anschließend bei einem Check-In / Check-Out Vorgang mit der eigentlichen Schlüsselnummer überschrieben werden. Dieses Feld muss nicht gepflegt werden, da ein Benutzer ein Referenztext selbst während des Check-In / Check-Out Vorgangs einpflegen kann.

Info

Hinweis: Damit der Referenztext im Zuge des Check-In / Check-Out Vorgangs auch auf dem Unterschriften-Pad angezeigt wird, muss dieser mit Hilfe der Referenzvariable "%%REFERENCE_TEXT%%" im betroffenen Text-Feld des Checklisteneintrags referenziert werden.

Erstellen von Checklistenvorlagen

Die Checklistenvorlage ist eine Menge aus einem - oder mehreren - Checklisteneinträgen, welche bei einem Check-In oder Check-Out abgefragt werden. Die Checklistenvorlage besteht aus einem Namen, einer Beschreibung und beliebig vielen Checklisteneinträgen. Für jeden Checklisteneintrag kann separat ausgewählt werden, ob eine Bestätigung von einem Besucher, einem verantwortlichen Mitarbeiter, oder einem Benutzer bzw. einer Empfangsperson erfolgen muss. Dabei stehen folgende Verhaltens-Optionen zur Auswahl:

Diese Auswahl kann separat für die Anforderungen bei Check-In und Check-Out vorgenommen werden.

Info

Hinweis: Sowohl Checklisteneinträge, wie auch Checklistenvorlagen müssen nach erstmaliger Erstellung aktiviert werden, da sie sonst nicht in den jeweiligen Dialogen zur Auswahl stehen.


Info

Hinweis: Checklisteneinträge und -vorlagen können, nachdem sie gelöscht wurden, wiederhergestellt werden.

Bestätigung bei Check-In / Check-Out

Abschließend zu einem Check-In Vorgang wird, sofern dies zuvor über das entsprechende Konfigurationsmenü aktiviert wurde, ein Fenster für die Auswahl der Checklistenvorlage und Durchführung des Bestätigungsvorgangs geöffnet. Sofern Sie zuvor eine Vorlage angelegt und aktiviert haben, können Sie diese im Auswahlmenü "Vorlage" einsehen und auswählen. Durch die Auswahl der Vorlage werden die ihr zugewiesenen Einträge entsprechend ihrer Personenzugehörigkeit (Besucher, Mitarbeiter, oder Benutzer) unterteilt und angezeigt.

Abhängig der zuvor eingestellten Verhaltens-Optionen, werden die angezeigten Checklisteneinträge initial angehakt. Innerhalb der Tabelle können Sie ein Hinweis- und ein Referenztext nachträglich einpflegen. Der hier eingetragene Referenztext überschreibt den Standard Referenztext des betroffenen Eintrags. Sollen zusätzlich zu den bereits vorhandenen Einträgen weitere Einträge eingefügt werden, können diese über die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen" hinzugefügt werden.

Ist die Checkliste eingestellt, können Sie diese entweder manuell über den Auswahlpunkt "Prüfen" bestätigen, oder eine Unterschrift von den betroffenen Personen verlangen. Der Auswahlpunkt "Unterzeichnen" wird nur dann freigegeben, wenn ein Unterschriften-Pad vorab über das Konfigurationsmenü angeschlossen, aktiviert und ausgewählt wurde. Sofern die Bestätigung nicht durch die vorab eingetragene Person erfolgen soll, kann eine andere Person über das Auswahlmenü "Unterzeichner" ausgewählt werden.

Nach erfolgreicher Prüfung bzw. Unterzeichnung der Checklisten-Einträge kann man zwischen "Abschließen" und "Drucken und Abschließen" auswählen. Bei letzterem wird ein Druck-Dialog geöffnet, wo man die Inhalte der zu druckenden Quittung auswählen kann. Mit "Weiter" gelangt man anschließend zur Druckerauswahl.

Ergänzende Hinweise zum Check-Out

Ähnlich wie bei einem Check-In Vorgang wird auch bei einem Check-Out das genannte Checklisten-Fenster geöffnet. Hierbei ist zu beachten, dass gegebenenfalls nicht nur die in der ausgewählten Checklistenvorlage aktivierten Checklisteneinträge angezeigt werden, sondern auch andere Einträge, die diesem Besuch bzw. Besucher zugeordnet werden. Diese werden dann angezeigt, wenn im Rahmen des Check-Ins ein Checklisteneintrag mit der Forderung nach der Rückgabe eines ausgehändigten Elements ausgewählt wurde.

Wurde die Rückgabeart "Rückgabe nötig" für einen Checklisteneintrag ausgewählt und auch im Rahmen des Check-Ins bestätigt, prüft vistrax zu welchem Zeitpunkt das ausgehändigte Element spätestens zurückgegeben werden muss. Dies ist abhängig von der ausgewählten Gültigkeit des betroffenen Checklisteneintrags. Ein Benutzer kann während des Check-Outs die grau markierten Einträge solange ignorieren, wie die ausgewählte Gültigkeit des Checklisteneintrags nicht überschritten wurde. Wurde die Gültigkeit überschritten, muss der Benutzer entweder den Checklisteneintrag auswählen und die Rückgabe der betroffenen Elemente fordern, oder den Checklisteneintrag abwählen. Dadurch ist eine Rückgabe des betroffenen Elementes bis zum nächsten Besuch des Besuchers zurückgestellt.

Info

Beispiel: Wenn bei einem Check-In etwas ausgehändigt wurde, was am Ende des Besuchs zwingend wieder zurückgegeben werden muss, wird der mit dem ausgehändigten Element verbundenen Checklisteneintrag solange angezeigt, bis die Rückgabe erfolgt ist. Die Rückgabe kann solange hinausgezögert werden, bis der Besuch bei einem Check-Out mit "Beendet" markiert wird. Spätestens dann sollte die Rückgabe und die Bestätigung erfolgen. Erfolgt die Rückgabe nicht, kann der Benutzer diese bis zum nächsten Besuch hinauszögern, in dem er den betroffenen Eintrag in der Checkliste abwählt.

Quick Check-In (Schnellanmeldung)

Zur schnelleren Anmeldung von Besuchern können Sie den Quick Check-In nutzen. Im Vergleich zur „geführten Registrierung“ verzichtet der Quick Check-In auf Komfortfunktionen wie die Detailansicht von Besucher-Firma und Besucher, die Druckvorschau und die Zusammenfassung. Für alle einzugebenden Daten gelten die gleichen Regeln wie bei der „geführten Registrierung“.

Eine Voranmeldung ist über den Quick Check-In nicht möglich. Nutzen Sie hierzu die „geführte Registrierung“.

Besucher-Abmeldung (Check-Out) / Bearbeiten von anwesenden Besuchern

In dem Bereich „Übersicht“ oder „Anwesend“ können Sie anwesende Besucher abmelden oder in eingeschränkten Umfang Änderungen vornehmen. Dazu wählen Sie einen anwesenden Besucher mittels Doppelklick aus oder klicken nach der Auswahl eines Besuchsdatensatzes auf „Check-Out“.

In einer neuen Registerkarte erscheint eine Übersicht aller Angaben zu dem Besuch des betreffenden Besuchers. Prüfen Sie „Ausgang“ und „Check-Out“-Zeitpunkt und ändern Sie diese gegebenenfalls ab.

a) Abmeldung (Check-Out)

Bei der Abmeldung stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

Melden Sie den Besucher über „Check-Out“ ab.

b) Bearbeiten

Es können folgende Optionen editiert werden:

Übernehmen Sie die Änderungen mit „Speichern“.

Übersicht, Anwesend, Vorbereitet

Durch die drei verschiedenen Ansichten „Übersicht“, „Anwesend“ und „Vorbereitet“ haben Sie einen schnellen Überblick über alle Besuche. Eine Filterung der Besuche nach Zugang kann über die Filterfunktion „Zugänge“ in der Menügruppe „Benutzer“ vorgenommen werden.

→ Übersicht

Die Übersicht stellt die vorbereiteten und anwesenden Besucher dar.

→ Vorbereitet

Der Menüpunkt „Vorbereitet“ zeigt nur die vorbereiteten Besucher an.
Der Check-In des Besuchers erfolgt über die vorgesehene Schaltfläche.
Blue Innerhalb des Gültigkeitszeitraums
Blue Außerhalb des Gültigkeitszeitraums
Blue Außerhalb des Gültigkeitszeitraums (Enddatum überschritten)

→ Anwesend

Der Menüpunkt „Anwesend“ zeigt nur die anwesenden Besucher an.
Der Check-Out des Besuchers erfolgt über die vorgesehene Schaltfläche.
Blue Besuch innerhalb des Gültigkeitszeitraums
Blue Besuch außerhalb des Gültigkeitszeitraums

Eine Liste der anwesenden und vorbereiteten Besucher kann exportiert (XML, PDF, JSON) oder ausgedruckt werden.

Info

Hinweis: Der PDF-Export unterstützt derzeit noch keine RTL-Sprachen (Right-To-Left), wie Arabisch oder Hebräisch. In solchen Fällen wird der Text inkorrekt dargestellt.

In den Listenansichten der anwesenden und vorbereiteten Besucher können die zur Verfügung stehenden Funktionen ebenfalls über das Kontextmenü aufgerufen werden. Nachdem ein oder mehrere Einträge ausgewählt wurden, lässt sich das Kontextmenü über die rechte Maustaste öffnen. Die zur Verfügung stehenden Funktionen sind abhängig von der Anzahl der ausgewählten Einträge und den gesetzten Benutzerrechten. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

→ Vorbereitet
→ Anwesend

Firmen

Unter dem Menüpunkt „Firmen“ verwalten Sie die Daten der Besucher-Firmen.

Sie können ein Firmen-Logo hinterlegen. Dieses kann auch bei der Besucherbegrüßung verwendet werden. Das Logo sollte möglichst mit einem transparenten Hintergrund abgelegt werden (im PNG32-Format). Ein gerade aufgenommenes oder bereits gespeichertes Logo kann auch im Originalformat exportiert werden.

Bei der Authentifizierung sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Info

Hinweis: Stammdatensätze von Firmen können gemäß EU-DSGVO pseudonymisiert werden, sofern der Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügt (siehe Abschnitt „Löschen und pseudonymisieren von Datensätzen nach EU-DSGVO“ in Kapitel 9).

Besucher

Unter dem Menüpunkt „Besucher“ verwalten Sie die Besucherdaten Ihrer Besucher.

Die Ansicht eines Besuchers verfügt über drei verschiedene Reiter.

Besucher

Sie können ein Besucher-Foto hinterlegen. Dieses kann auch bei der Besucherbegrüßung verwendet werden. Sie können ein Foto importieren oder direkt von einer Webcam aufnehmen. Dank der integrierten Gesichtserkennung wird ein idealer Bildausschnitt vorgeschlagen. Ein gerade aufgenommenes oder bereits gespeichertes Foto kann auch im Originalformat exportiert werden.

Bei der Authentifizierung sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Info

Hinweis: Stammdatensätze von Besuchern können gemäß EU-DSGVO pseudonymisiert werden, sofern der Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügt (siehe Abschnitt „Löschen und pseudonymisieren von Datensätzen nach EU-DSGVO“ in Kapitel 9).

Über "Quittung drucken" hat man die Möglichkeit einen Beleg für den aktuellen Besucher zu drucken, der optional die aktiven Checklisteneinträge und die Liste der Besuche zusätzlich zu den personenbezogenen Daten beinhaltet.

Checkliste

Im Reiter Checkliste lassen sich zum Einen gültige Checklisteneinträge einsehen, zum Anderen über Hinzufügen und Zurückgeben aber auch neue Einträge erzeugen oder gültige Einträge abschließen.

Besuche

Im Reiter Besuche wird eine Besuchshistorie generiert, die alle Besuche des Besuchers auflistet. Über einen Doppelklick lassen sich Besuche in einem separaten Reiter öffnen. Diese Besuchsansicht repräsentiert einen einzelnen Besuch, wie er auch über den Report oder die Overview für aktive Besuche einsehbar ist. Über diesen Reiter lässt sich dann ein Besuch auch nachträglich noch quittieren, wenn dies nicht beim Check-In oder Check-Out erfolgt ist.


KAPITEL 4: Datenauswertung

In der Menügruppe Datenauswertung können Sie die Besucherhistorie einsehen und eine Auswertung anhand der Filterdaten erzeugen. Die Filterkriterien sind per UND-Bedingung verknüpft.

Bei einer umfangreichen Auswertung kann die Bearbeitung mehrere Minuten dauern.

Die Liste der Ergebnisse kann exportiert (XML, PDF, JSON) oder ausgedruckt werden.

Info

Hinweis: Der PDF-Export unterstützt derzeit noch keine RTL-Sprachen (Right-To-Left), wie Arabisch oder Hebräisch. In solchen Fällen wird der Text inkorrekt dargestellt.


KAPITEL 5: Infrastruktur

Zugänge

Hier verwalten Sie die Zugänge zu Ihrem Betriebsgelände.

Gebäude

Hier verwalten Sie die Gebäude Ihres Betriebsgeländes.

Abteilungen

Hier verwalten Sie die Abteilungen.

Mitarbeiter

Hier verwalten Sie die Mitarbeiter.

Sie können ein Mitarbeiter-Foto hinterlegen. Dieses kann auch bei der Besucherbegrüßung verwendet werden. Sie können ein Foto importieren oder direkt von einer Webcam aufnehmen. Dank der integrierten Gesichtserkennung wird ein idealer Bildausschnitt vorgeschlagen.

Folgende Besonderheit ist hinsichtlich der Benutzerzuordnung zu berücksichtigen: Unter dem Punkt „Benutzer“ kann dem Mitarbeiter ein vistrax-Benutzer zugeordnet werden. Durch diese Zuordnung kann der Datenzugriff für den entsprechenden vistrax-Benutzer eingeschränkt werden. Durch die Zugriffsrechte „Nur Mitarbeiter“ bzw. „Nur Abteilungen“ in der Rechtekategorie „Datenzugriff“ werden dem vistrax-Benutzer nur Besuche angezeigt, die den zugeordneten Mitarbeiter oder dessen Abteilung betreffen.

Info

Hinweis: Stammdatensätze von Mitarbeitern können gemäß EU-DSGVO pseudonymisiert werden, sofern der Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügt (siehe Abschnitt „Löschen und pseudonymisieren von Datensätzen nach EU-DSGVO“ in Kapitel 9).

Mandanten

Hier können Sie die Daten des aktuellen Mandanten bearbeiten. Diese Angaben sind für die Registrierung nicht verpflichtend. Weitere Mandanten können Sie mit vistraxAdmin anlegen.

Folgende Besonderheit hinsichtlich der Arbeitszeit zu berücksichtigen: Die hier angegebenen Beginn- und Endzeiten der Arbeitszeit dienen während der Registrierung als Vorbelegung für die Gültigkeitszeiträume „Andauernd“ und „Täglich“.

Sie können ein Mandanten-Logo hinterlegen. Diese wird oben rechts in der Menüleiste angezeigt. Außerdem kann es bei der Besucherbegrüßung verwendet werden. Das Logo sollte möglichst mit einem transparenten Hintergrund abgelegt werden (im PNG32-Format).


KAPITEL 6: Administration

Benutzerkonten

In der Benutzeradministration werden die vistrax-Benutzer verwaltet und Einstellungen über die Zuordnung des Mandanten sowie die Zugehörigkeit der Benutzerrolle vorgenommen.

Bei der Authentifizierung sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Info

Hinweis: Kennwörter, die durch vistrax erfasst und in der Datenbank abgelegt werden, sollten einer moderaten Komplexität genügen: 1 Großbuchstabe (A..Z), 1 Kleinbuchstabe (a...z), 1 Zahl (0...9) und mindestens 10 Zeichen.

Info

Hinweis: Stammdatensätze von Benutzern können gemäß EU-DSGVO pseudonymisiert werden, sofern der verwaltende Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügt (siehe Abschnitt „Löschen und pseudonymisieren von Datensätzen nach EU-DSGVO“ in Kapitel 9).

Benutzerrollen

Eine Benutzerrolle verkörpert die Rechte und Eigenschaften, die ein Benutzer in vistrax hat. Die Zugriffsrechte sind in Kategorien zusammengefasst.


KAPITEL 7: Systemmenü

Aktualisieren

Mit der Funktion „Aktualisieren“ können Sie die Daten der geöffneten Ansichten neu laden.

Konfiguration

Druckmanagement

Besucherausweis / -schein

Die folgenden Ausführungen gelten gleichermaßen für den Besucherausweis und den Besucherschein.

Wählen Sie hier für die Besucherdokumente den Druckertyp und den Drucker aus. Die Festlegung von Druckertyp und Drucker kann für den Besucherausweis und den Besucherschein individuell erfolgen. Die hier getroffenen Einstellungen werden als Vorbelegung beim Drucken verwendet, eine individuelle Anpassungen vor dem Druck von Dokumenten ist innerhalb der Druckmaske jederzeit möglich.

Rasterizer

Als Alternative zu dem durch den jeweiligen Druckertreiber bereitgestellten Rasterizer haben Sie die Möglichkeit beim Drucken einen Software-Rasterizer zu verwenden. Wählen Sie die Option 'Software', wenn Sie Probleme mit dem Druckergebnis feststellen, um den Software-Rasterizer zu aktivieren. Beachten Sie, dass dies den Verbrauch des Arbeitsspeichers erhöht.

Layout-Vorlage

vistrax stellt für Besucherausweis und Besucherschein jeweils verschiedene Layout-Vorlagen zur Verfügung, die Sie selbst verwalten können. Dabei haben Sie die Möglichkeit neue Vorlagen anzulegen, bestehende zu bearbeiten oder zu löschen.

Über einen Klick auf „Vorschau“ können Sie einen Probedruck mit der gewählten Vorlage erstellen.

Neuanlage und Bearbeitung einer Layout-Vorlage

Die Neuanlage und die Bearbeitung einer bestehenden Vorlage erfolgt über die „Layout ändern“-Maske. Sie erreichen diese mit einem Klick auf „Neu“ bzw. „Ändern“.

Die Eingabemaske gliedert sich in zwei Hauptbereiche auf. Im linken Bereich finden Sie alle aktuellen Eigenschaften der Vorlage sowie verschiedene Optionen, um das Layout nach Ihren Wünschen anzupassen. Der rechte Bereich zeigt eine Vorschau, in der Sie die durchgeführten Anpassungen überprüfen können. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf den Vorschaubereich können Sie ein Kontextmenü öffnen, in dem sich anschließend die Anzeige der Begrenzungsrahmen für alle Elemente aktivieren lässt. Textfelder sollten immer mit dem maximal verfügbaren Platz angelegt werden, damit der Text nicht zu früh abgeschnitten wird.

Die Eigenschaften und Optionen sind in folgende Bereiche unterteilt:

Eigenschaften

Unter diesem Punkt werden Ihnen der aktuelle Name der Layout-Vorlage sowie der Name einer möglichen Basisvorlage angezeigt. Bei Neuanlage wählen Sie an dieser Stelle eine Vorlage für Ihr neues Layout aus. Über die Option „Status“ ist es möglich, einzelne Layout-Vorlagen zu deaktivieren. Deaktivierte Vorlagen können in den Registrierungsprozessen nicht für den Druck von Besucherdokumenten ausgewählt werden. Über die Pfeiltasten können Sie bei einer mehrseitigen Vorlage zwischen den einzelnen Seiten wechseln. Die aktuelle Seite wird jeweils in der Vorschau angezeigt. (Hinweis: Änderungen an der Formatierung der Vorlage beziehen sich immer auf alle Seiten).

Papier-Typ

Unter dem Punkt Papier-Typ wählen Sie die für den Druck vorgesehene Papier-Vorlage. Sie können dabei auf eine bereits vorhandene Format-Vorlage zurückgreifen oder ein eigenes Papierformat anlegen (siehe Neuanlage und Bearbeitung Papier-Vorlage) sowie nicht mehr benötigte Papier-Vorlagen löschen.

Hintergrundbild, Fotos, Logos

Auch die in vistrax hinterlegten Bildmedien können für den Druck von Besucherdokumenten verwendet werden, sofern die Layout-Vorlage diese Elemente unterstützt. In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit die entsprechende Elemente ein- oder auszublenden. Zudem können Sie ein enthaltenes Hintergrundbild durch einen Klick auf „Import“ durch ein neues Bild ersetzen.
In diesem Abschnitt sind immer nur die Optionen editierbar, die durch die aktuelle Layout-Vorlage unterstützt werden. Änderungen werden Ihnen direkt in der Vorschau angezeigt.

Formatierung von Titel, Überschriften, Inhalten und der Fußzeile

Im letzten Bereich stehen Ihnen verschiedenen Optionen zur Formatierung von festgelegten Textgruppen zur Verfügung. Die Textgruppen unterteilen sich in „Titel“, „Überschriften“, „Inhalte“ und „Fußzeile“ und umfassen alle Elemente, die in der Layout-Vorlage der entsprechenden Gruppe zugeordnet sind (diese Zuordnung ist nicht editierbar).

Neben der Schriftart und Schriftgröße können Sie ebenfalls den Schriftstil (fett (B), kursiv (I), unterstrichen(U)) sowie die Ausrichtung (linksbündig (L), zentriert (C), rechtsbündig (R)) und die Schriftfarbe anpassen. Die Option „Automatische Größe“ unterstützt Sie bei der Einstellung der Schriftgröße. Haben Sie eine Schriftgröße gewählt, bei der der vorgesehene Text nicht mehr in den zur Verfügung stehenden Platz der Layout-Vorlage passt, wird bei aktivierter Option der Text automatisch skaliert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Informationen angezeigt werden können.

Import und Export von Layout-Vorlagen

Neben der Möglichkeit der Neuanlage und der Bearbeitung von Layout-Vorlagen, können Sie außerdem eine bestehende Vorlage exportieren oder eine neue Vorlage importieren. Klicken Sie dazu die Schaltfläche „Importieren…“ bzw. „Exportieren…“.

Beim Import und Export können Sie zwischen den folgenden Dateiformaten wählen:

Neuanlage und Bearbeitung von Papier-Vorlagen

Jeder Layout-Vorlage ist auch eine Papier-Vorlage zugeordnet, die für den Druck verwendet wird. Zur Bearbeitung oder Neuanlage steht Ihnen die Eingabemaske „Papier ändern“ zur Verfügung, die Sie über den Bereich „Papier-Typ“ während der Neuanlage oder Bearbeitung von Layout-Vorlagen aufrufen können.

Die Eingabemaske unterteilt sich in zwei Hauptbereiche. Im linken Bereich nehmen Sie die Einstellungen des Papierformates vor, im rechten Bereich wird Ihnen eine Vorschau der Formatierung angezeigt. Auch bei den Papier-Vorlagen habe Sie die Möglichkeit eine Basisvorlage zu wählen, auf dem Ihre individuelle Format-Vorlage aufbauen soll („Typ“-Auswahlliste). Neben der Blattgröße können Sie den Seitenversatz sowie die Elementgröße, den Elementabstand und die Elementorientierung festlegen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen in der jeweiligen Eingabemaske vor. Als zusätzliche Option können Sie die Schnittmarken aktivieren. Durch die Aktivierung werden beim Drucken entsprechende Schnittmarken um jedes Element gedruckt, durch die Ihnen der Zuschnitt erleichtert wird. Alle Änderungen werden Ihnen direkt in der Vorschau visualisiert.

Auch die Papier-Vorlagen können von Ihnen importiert und exportiert werden, um Sie auf einem anderen vistrax-System nutzen zu können. Die entsprechende Funktion können Sie über die Schaltflächen „Importieren…“ und „Exportieren…“ aufrufen. Beide Funktionen arbeiten mit VXPT-Dateien.

Über die Schaltfläche „Drucken“ können Sie eine Vorschau der Format-Vorlage ausdrucken, um die Ausgabe der Formatierung auf Ihrem Drucker zu überprüfen.

Für Layout-Vorlagen und Papier-Vorlagen gilt, dass vorinstallierte Basisvorlagen nicht überschrieben oder gelöscht werden können, diese müssen nach der Bearbeitung mit einem anderen Namen abgespeichert werden.

Checkliste

Der Menüpunkt Checkliste erlaubt das Aktivieren oder Deaktivieren der gesamten Checklistenfunktion. Zusätzlich kann hier der Zustimmungs und Anweisungstext bei Verwendung des Unterschriftenpads gesetzt werden. Diese werden aus dem Wörterbuch bezogen und können dort mit passenden Übersetzungen ergänzt werden.

Datenexport

Anwesende bzw. vorbereitete Besucher, Besucher-Stammdaten und Firmen-Stammdaten können in den Formaten XML, JSON und als mehrseitiges PDF exportiert werden. In den jeweiligen Ansichten befinden sich "Export"-Schaltflächen, über die eine Export-Funktion ausgelöst werden kann. Der Export ist alternativ auch über die Kommandozeile möglich. Bereits vorhandene Dateien werden überschrieben.

Exportverzeichnis

Dieser Ordner wird beim Export von Daten vorgeschlagen. Falls über die Kommandozeile exportiert wird ohne Angabe eines absoluten Pfades, so wird die Exportdatei im angegeben Ordner abgelegt.

Portables Dokumentenformat (PDF)

Als Papierformat können derzeit DIN A4 oder LETTER verwendet werden. Bei automatischer Erkennung werden die Benutzereinstellungen ausgewertet. Bei metrischen Werten wird DIN A4 verwendet, bei imperialen Werten LETTER.

Der im PDF-Dokument verwendete Zeichensatz muss dem TrueType Format entsprechen. Unterstützt werden TTF- und TTC-Dateien. Die Kompatibilität wird nach Auswahl eines Zeichensatzes geprüft. Zur Unterstützung von internationalen Sprachen wird empfohlen, UNICODE-basierte Zeichensätze zu verwenden, die über umfangreiche Sprachtabellen verfügen.

Empfohlene Zeichensätze (nicht enthalten)

Info

Achtung: Der User muss über die notwendigen Zugriffsrechte verfügen.

Info

Hinweis: Der PDF-Export unterstützt derzeit noch keine RTL-Sprachen (Right-To-Left), wie Arabisch oder Hebräisch. In solchen Fällen wird der Text inkorrekt dargestellt.

Barcode Scanner Integration

Um im An- und Abmeldeprozess einen Barcode Scanner verwenden zu können, muss dieser zunächst in vistrax integriert werden. Mithilfe des Gerätestatus können Sie hier festlegen, ob der Barcode Scanner aktiviert bzw. deaktiviert sein soll. Der von vistrax unterstützte Gerätetyp sowie die Schnittstelle sind vorgegeben.

Unter „Modus“ haben Sie zusätzlich die Wahl zwischen:

Unter „Akustischer Fehlerton“ legen Sie den Ton fest, der im Fehlerfall erklingt:


Info

Achtung: Derzeit wird nur der Barcode Scanner Datalogic Magellan 1100i unterstützt. Dieser Scanner funktioniert aber erst, wenn eine Ersteinrichtung vorgenommen wurde. Folgen Sie hierzu dieser Schritt-für-Schritt Anleitung Magellan 1100i Ersteinrichtung. Die Unterstützung weiterer Hersteller und Modelle wird in kommenden Software-Versionen ausgebaut.

Unterschriften-Pad Integration

Im Reiter Unterschriften-Pad Integration lässt sich die Funktionalität, Checklisteneinträge mit einer Unterschrift zu bestätigen aktivieren und deaktivieren. Wenn das zu verwendende Gerät eine Verwendung über das Netzwerk unterstützt, werden in diesem Menü die Adresse und der Port hinterlegt. Alle verfügbaren Geräte werden unter dem Punkt "Name" zur Auswahl gelistet. Zusätzlich werden allgemeine Texte hinterlegt, welche bei der Anzeige des Unterschriften-Pads nicht dynamisch erzeugt werden. Diese können im Wörterbuch übersetzt werden.

CTI-Telefonie

vistrax unterstützt CTI / TAPI und bietet Ihnen damit die Möglichkeit, eine Telefonverbindung aus der Anwendung heraus aufzubauen. Es werden alle TAPI-fähigen Gerätetreiber unterstützt. Die „Prefix Nummer“ bestimmt eine bei jedem Anruf stets vorangestellte Zahlenfolge (z.B. Amtsholung mittels „0“). Bei aktivierter „CTI-Telefonie“ können Sie gültige Telefonnummern innerhalb der Anwendung mittels Doppelklick anwählen.

Bilderfassung

vistrax unterstützt die direkte Erfassung von Bilddaten (Firmen- und Mandantenlogos, Besucher- und Mitarbeiterfotos).

Standard Vorgaben
Kamera

Info

Achtung: Unter manchen Windows 10 Versionen (ab 1803) kann es vorkommen, dass kein Bild der Kamera anzeigt wird, vor allem im Automatik-Modus. Die Ursache ist ein bekannter Windows-Fehler. Stellen Sie sicher, dass Sie mindesten Version 1903 installiert haben (bitte ggf. nachinstallieren über Windows Update => Erweiterte Updates). Die aktuelle Windows 10 Version können Sie mit dem Programm „winver.exe“ anzeigen lassen, dazu rechte Maustaste auf das Windows Start-Symbol => Ausführen => winver eingeben.

Falls Sie trotzdem kein oder ein gestörtes Bild bekommen, dann versuchen Sie in die Schnittstellen-Einstellung zu wechseln und das Format manuell auszuwählen, vorzugsweise mit Encoding „YUV2“. Alternativ tauschen Sie die Kamera mit einem aktuellen Modell aus, für das der Hersteller Windows 10 Kompatibilität garantiert und installieren Sie die aktuellen Windows-Treiber sowie die aktuelle Kamera-Firmware. Achten Sie auch darauf, die aktuellen Grafikkarten-Treiber zu installieren.

Media Browser

Der Media Browser bietet Ihnen einen Überblick über sämtliche in vistrax abgelegten Mediendateien. Die Verwaltung der Dateien erfolgt im Stil des Windows-Explorers.

Lizenzmanagement

Kopieren Sie Ihren persönlichen Lizenzschlüssel und fügen Sie diesen in das entsprechend gekennzeichnete Feld ein (copy & paste). Mit „Hinzufügen“ aktivieren Sie die Lizenz.

Die obere Tabelle verschafft Ihnen einen Überblick über die derzeit vorhandenen Lizenzen auf dem verwendeten Arbeitsplatz.

Farbsymbole in der linken Spalte informieren Sie zusätzlich über die Gültigkeit Ihrer Lizenzen. Ein grüner Punkt steht dabei für eine gültige Lizenz, ein grauer Punkt hingegen weist auf eine ungültige bzw. abgelaufene Lizenz hin. Ein gelber Punkt kennzeichnet eine verwendete Lizenz auf einem Update-Pfad.

Verbindungseinstellungen

Zeigt eine Übersicht der aktuellen Verbindungs- sowie LDAP / ADS-Einstellungen. Diese Einstellungen können an dieser Stelle nicht editiert werden.

Um die Einstellungen zu bearbeiten nutzen Sie die Maske „vistrax Verbindungseinstellungen“. Detaillierte Information finden Sie in Kapitel 10 „Verbindungseinstellungen“.

Wörterbuch

Mithilfe des Wörterbuchs können Übersetzungen für folgende Auswahllisten gepflegt werden:

Im linken Teil des Wörterbuchs können Übersetzungstabellen für verschiedene Sprachen angelegt, oder auch entfernt werden. Dazu dient das darunterliegende Auswahlmenü. Legt man eine Sprache im linken Bereich an, so erscheint diese als neue Spalte auf der rechten Seite des Konfigurationsfensters und kann per Doppelklick mit passenden Übersetzungen von bereits vorliegenden Einträgen gepflegt werden.

Ein Eintrag kann zudem neu eingefügt und anschließend per Doppelklick für alle aktivierten Sprachen übersetzt werden. Weiter können neue Einträge über bestimmte Felder in der Software (siehe obige Auflistung) neu angelegt werden. Solche Einträge werden automatisch im Wörterbuch eingepflegt und blau gekennzeichnet.

Wird die Sprache der Datenbank in den Benutzereinstellungen gewechselt, werden die Einträge der obigen Liste in der gewählten Sprache angezeigt, sofern diese in der ausgewählten Sprache vorliegen.
Liegt im Wörterbuch keine entsprechende Übersetzung vor, wird der Eintrag für bereits eingepflegte Datensätze (z.B. ein Besucher) in der ursprünglichen Sprache angezeigt und wird erst nach Ergänzung des Wörterbuchs übersetzt.

[Hier klicken für eine Vorschau]

Info

Hilfe

Die Auswahl von „Hilfe…“ öffnet die vistrax Online-Hilfe.

Über das nach rechts ausklappbare Untermenü stehen Ihnen folgende Aktionen und Informationen zur Verfügung:

Beenden

Mit Auswahl dieser Funktion beenden Sie das Programm.


KAPITEL 8: Benutzereinstellungen

Benutzerkonto

Hier können Sie Ihren Namen anpassen und Ihr persönliches Passwort ändern. Die Möglichkeit das Passwort zu ändern ist nur verfügbar, wenn der Benutzerauthentifizierungstyp nicht „LDAP / ADS“ ist.

Info

Hinweis: Kennwörter, die durch vistrax erfasst und in der Datenbank abgelegt werden, müssen einer moderaten Komplexität genügen: 1 Großbuchstabe (A..Z), 1 Kleinbuchstabe (a...z), 1 Zahl (0...9) und mindestens 10 Zeichen.

Benutzeroberfläche

Verschiedenes

Kulturelle Einstellungen

Datenauswertung

Hier können Sie die Protokollierung von Anwendungsfunktionen verwalten.

Ändern Sie die Einstellung nur, wenn Sie vom vistrax-Support dazu aufgefordert werden.

Zwischenspeicherung

Hier können Sie Pfad und Größe für den Zwischenspeicher verwalten. Der Zwischenspeicher dient dem beschleunigten Laden von Medien.

Ändern Sie die Einstellungen möglichst nur, wenn Sie vom vistrax-Support dazu aufgefordert werden.


KAPITEL 9: Sonderfunktionen

Löschen und pseudonymisieren von Datensätzen nach EU-DSGVO

Mit Wirksamwerden der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zum 25. Mai 2018 können Personen darauf bestehen, dass ihre personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht oder unkenntlich gemacht („pseudonymisiert“) werden.

vistrax unterstützt darum die Löschung mit optionaler „Pseudonymisierung“ folgender Datensätze:


Verknüpfte Mediendateien werden durch Pseudonymisierung eines Datensatzes dauerhaft gelöscht.

Eine automatische Löschung oder Pseudonymisierung, z.B. nach Ablauf eines festen Zeitraums, ist derzeit nicht möglich.

Löschen von Stammdaten und Laufzeitdaten

In vistrax können Stammdaten und Laufzeitdaten gelöscht werden. Die Löschung erfolgt dabei nicht in persistenter Form, d.h. diese Datensätze bleiben für die Historie und zur Wahrung der Datenkonsistenz in der Datenbank vorhanden, werden aber in der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Wiederherstellen von gelöschten Stammdatensätzen

Gelöschte Stammdatensätze lassen sich im Bedarfsfall wiederherstellen, sofern der Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügt, sich gelöschte Datensätze anzeigen zu lassen und diese wiederherstellen zu können. Bereits pseudonymisierte Datensätze können nicht wiederhergestellt werden.

Kennzeichnung von pseudonymisierten Stammdatensätzen

In allen Ansichten, Ausdrucken und Exporten werden pseudonymisierte Datenfelder mit dem Paragraphen-Symbol („§“) gekennzeichnet.

Info

Empfehlung: Führen Sie eine Pseudonymisierung nur durch, wenn die Belange es ausdrücklich erfordern. Sie können eine Pseudonymisierung auch noch nachträglich an gelöschten Datensätze vornehmen.

Drucken von Besucherdokumenten

Für den Ausdruck von Besucherdokumenten steht Ihnen die Druckmaske zur Verfügung. Diese öffnet sich immer dann, wenn Sie während des Registrierungsprozesses Besucherausweise oder Besucherscheine ausdrucken möchten.

Die Eingabemaske ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich finden Sie unter dem Punkt „Seiten“ die zu druckenden Seiten bzw. Seitenbereiche, diese können von Ihnen editiert werden. Unter „Optionen“ können Sie den Duplexdruck (wenn dieser von Ihrem Drucker unterstützt wird) und den Druck von Schnittmarken aktivieren. Der Abschnitt „Drucker“ zeigt Ihnen übersichtlich den aktuell ausgewählten Drucker, die aktuelle Layout-Vorlage und die aktuelle Papier-Vorlage an. Sie haben die Möglichkeit über die Schaltfläche „Eigenschaften“ eine anderen Drucker für den aktuellen Druckauftrag auszuwählen.

Im rechten Bereich befindet sich die interaktive Druckvorschau. In dieser werden Ihnen alle zu druckenden Papierseiten dargestellt, über die Pfeiltasten können Sie zwischen den einzelnen Seiten wechseln. Die in der Papier-Vorlage definierten Seitenelemente werden in grau dargestellt. Elemente, die im aktuellen Druckauftrag gedruckt werden, sind blau dargestellt. Die zu druckenden Elemente enthalten außerdem die zugehörige Seitennummer.

Beinhaltet die Papier-Vorlage mehrere Elemente pro Seite, so können Sie die zu druckenden Elemente entsprechend der Format-Vorlage frei positionieren. Um die Position eines Elementes zu ändern, klicken Sie auf ein blaues Element. Dieses wird abgewählt, wählen Sie anschließend die neue Elementposition. Die neue Position wird blau gekennzeichnet.

Wenn Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, starten sie den Druck mit einem Klick auf „Drucken“.

Bild-Integration

In der vistrax-Datenbank können Fotos von Besuchern und Mitarbeitern sowie Logos von Besucher-Firmen und Mandanten hinterlegt werden.

Sie können Bilddaten aus einem Verzeichnis Ihres Rechners oder direkt über ein externes Gerät zur Bildaufnahme (z.B. Digitalkamera, Web-Cam) importieren. Während des Imports haben Sie die Möglichkeit den Bildausschnitt auszuwählen sowie das Bild mit Effekten (Färbung, Sättigung, Kontrast, Helligkeit, Gamma) zu bearbeiten. Je nach Layout-Vorlage werden die Bilddaten auch auf den Besucherausweis und den Besucherschein gedruckt.

Logos sollten möglichst mit einem transparenten Hintergrund abgelegt werden (im PNG32-Format).

Das JPEG32-Format wird derzeit nicht unterstützt.

Telefonverbindung aus der Anwendung herstellen

Es ist erforderlich, dass Sie die CTI-Telefonie in vistrax einrichten und aktivieren.

Eine Telefonverbindung kann auf zwei Wegen hergestellt werden:
a) Gespeicherte Telefonnummern können mit einem Doppelklick angewählt werden.
b) Über die Menüfunktion „CTI-Quick-Telefonat“ können Sie auch nicht hinterlegte Telefonnummern anwählen.

E-Mail aus der Anwendung senden

Mit einem Doppelklick auf eine hinterlegte E-Mail-Adresse öffnet sich Ihr Standard E-Mail-Programm und Sie können eine neue Nachricht verfassen.

Kommandozeilenparameter

vistrax unterstützt verschiedene Kommandozeilenparameter, die bei Programmstart mitgegeben werden können. Umfassen Sie Parameterwerte unbedingt mit Anführungszeichen, sollten diese ein Leerzeichen enthalten.


KAPITEL 10: Verbindungseinstellungen

Die Verbindungseinstellungen erfolgen über die Maske „vistrax Verbindungseinstellungen“. Diese Eingabemaske öffnet sich beim ersten Start der Software nach der Installation automatisch. Um die Eingabemaske für eine spätere Änderung der Einstellungen erneut zu öffnen, starten sie "vistrax Verbindungseinstellungen" aus dem Windows Startmenü.

Die Eingabemaske gliedert sich in zwei Bereiche. Sie bietet zum einen die Möglichkeit, die Verbindungsdaten zur Datenbank zu hinterlegen (Bereich „Microsoft SQL Server“), zum anderen können die für die LDAP / ADS Authentifizierung benötigen Verbindungsdaten hinterlegt werden (Bereich „LDAP / ADS Authentifizierung“).

Die Konfiguration der LDAP / ADS Authentifizierung ist optional. Eine Konfiguration muss nur dann erfolgen, wenn Sie diese Möglichkeit zur Authentifizierung bei der Benutzeranmeldung in vistrax nutzen möchten.

Microsoft SQL Server Verbindungseinstellungen

Für die Einrichtung der Datenbankverbindung müssen Sie folgende Felder entsprechend ausfüllen:

LDAP / ADS Authentifizierung

Für die Konfiguration und Nutzung der LDAP / ADS Authentifizierung müssen Sie folgende Felder entsprechend ausfüllen:

Info

Hinweis: Für die LDAP/ADS Authentifizierung ist ein Leserecht des anzumeldenden Benutzers auf den LDAP/ADS-Server erforderlich. Sollte dieses aus administrativen Gründen entzogen worden sein, so kann anhand des DistinguishedName („dn“) ein LDAP/ADS-Objekt angegeben werden, auf welches der Benutzer lesenden Zugriff erhalten hat. Geben Sie den voll-qualifizierten LDAP-Pfad zum DistinguishedName („dn“) der Gruppe an. Das kostenlose Tool „LDAP Admin“ (http://www.ldapadmin.org) kann Ihnen dabei behilflich sein, diesen Pfad korrekt zusammenzusetzen. Auf diese Weise können Sie sich an Ihrem LDAP / ADS-Server anmelden und das Verzeichnis mit einer Baumansicht durchsuchen. Von dem gewünschten LDAP/ADS-Objekt lassen Sie sich dann den vollen DistinguishedName-Pfad anzeigen (Rechtsklick => Edit Entry). Per Copy & Paste können Sie den Wert übernehmen.


KAPITEL 11: Das XML-Layout Schema

Einführung

Innerhalb von vistrax werden XML-Layout-Vorlagen an zwei entscheidenden Stellen eingesetzt:

Die Nutzung von XML-basierten Layout-Vorlagen ermöglicht es Ihnen ein individuelles Layout zu erstellen und zu verwenden. Das eingesetzte Layout kann während der Benutzung gewechselt werden.

Die Platzhalter für dynamische Informationen (sog. XML-Elemente/-Tags) können je nach Anforderung von Ihnen hinzugefügt oder entfernt werden.


Info

Achtung: XML-Dateien für vistrax sind mit der Kodierung UTF8 ohne BOM zu speichern. Eine andere Kodierung kann während des Imports unter Umständen nicht richtig verarbeitet werden. Beim Bearbeiten einer exportierten XML-Layout-Vorlage ist darauf zu achten, dass ein geeigneter Editor verwendet wird, welcher die notwendige Kodierung der XML-Datei nicht verändert. Wir empfehlen den kostenlosen Editor Notepad++.

Aufbau der XML-Struktur

Zur Verfügung stehende Hauptelemente

Nachfolgende Auflistung zeigt die für die Gestaltung von Layouts zur Verfügung stehenden XML- Hauptelemente:

Das <layout> Element

Das <layout> Element ist das Root-Element einer XML-basierten Layout-Vorlage, durch das die komplette Layout-Definition umschlossen wird.

Das <page> Element

Das <page> Element entspricht einer Seite eines Besucherausweises bzw. Besucherscheins. Alle Layout-Elemente, die von <page> Tags umschlossen werden, werden auf derselben Seite dargestellt.

Das erste <page> Element einer Layout-Definition muss das <badgedata> Element enthalten, mit dem die Größe des Layouts festgelegt wird.

Das <page> Tag bietet als optionales Attribut paper. Mit diesem kann ein Papier-Typ vorgegeben werden (z.B. paper=“DIN A4“). Der Papier-Typ entspricht dem Namen der Papier-Vorlage in der Datenbank.

Info

Hinweis: Das Attribut paper kann in jedem <page> Element angegeben werden, zur Zeit wird aber nur das Attribut des ersten <page> Elements in einem Layout ausgewertet und als Papier-Typ für alle vorhandenen Seiten verwendet.

Das <badgedata> Element

Das <badgedata> Element definiert verschiedene Eigenschaften einer Layout-Seite. Unter anderem wird die Größe des Layouts definiert.

Das Element beinhaltet folgende Unterelemente:

Das <textbox> Element

Mit dem <textbox> Element wird ein Text im Layout erzeugt. Das Element beinhaltet folgende Unterelemente:

Das <textbox> Tag besitzt außerdem das optionale Attribut type, mit dem die Textbox eingeordnet werden kann. Über den Typ können in der Maske „Layout ändern“ Schriftart, Farbe etc. für alle Elemente desselben Typs geändert werden. Folgende Werte stehen zur Auswahl:

Info

Achtung: Alle <textbox> Elemente gleichen Typs müssen die gleiche Formatierung besitzen, d.h. werden innerhalb der Elemente die oben beschriebenen Tags verwendet, müssen diese mit den gleichen Werten gefüllt werden.

Info

Hinweis: Soll das <textbox> Element in der Maske „Layout ändern“ nicht mittels einer der Type-Gruppen editierbar sein, muss das Attribut weggelassen werden.

Das <frame> Element

Mit dem <frame> Element können Linien und Rahmen abgebildet werden.

Das Element beinhaltet folgende Unterelemente:

Das <bitmap> und <backgroundBitmap> Element

Mit dem <bitmap> Element können Bilder in die Vorlage eingefügt werden.

Das Element beinhaltet folgende Unterelemente:

Das spezielle <backgroundBitmap> Element identifiziert ein optionales Hintergrundbild. Es entspricht inhaltlich dem Element, darf aber nur einmal pro <page> verwendet werden und muss als erstes Element auf der Seite definiert werden.

Bilder, die ohne „Contentmarker“ eingefügt werden (also statische Bilder), müssen in der Datenbank vorhanden sein, damit sie angezeigt werden. Sie können entweder zusammen mit dem Layout aus einer .vxlt Datei importiert werden oder über den Media Browser manuell hinzugefügt werden.

Contentmarker

Neben der Unterstützung von statischen Texten und Bildern bietet das Layout-System die Möglichkeit, Texte und Bilder mit dynamischen Inhalten zu füllen. Diese Inhalte werden dann aus den aktuellen Laufzeitinformationen ermittelt (z.B. des Mandanten, des Besuchers, der Firma etc.).

Dynamische Inhalte werden mittels fest definierten Platzhaltern (sog. „Contentmarker“) eingefügt.

<textbox> - Contentmarker

Bei einer Textbox kann der statische Inhalt des <content> Unterelementes durch einen der folgenden Contentmarker ersetzt werden:

Beispiele:

<bitmap> - Contentmarker

Bei einem Bild kann der statische Inhalt des <ident> Unterelementes durch einen der folgenden Contentmarker ersetzt werden:

Aufbau einer Layout-Vorlage

Grundgerüst

Das Grundgerüst einer Layout-Vorlage besteht aus einem einzigen <layout> Element und mehreren <page> (inkl. <badgedata>) Elementen. Der Aufbau ist wie nachfolgend skizziert:

		<?xml version=“1.0“ encoding=“UTF-8“?>
		<layout>
			<page>
				<badgedata>
					<vsize>120</vsize>
					<hsize>90</hsize>
				</badgedata>
			</page>
		</layout>
		

Das obige Grundgerüst stellt lediglich eine leere Seite dar. Das Grundgerüst kann durch weitere Page-Elemente ergänzt werden.

Beispiel



			<?xml version="1.0"?>

			<layout>

				<page paper="DIN A4">

					<badgedata>
						<badgename>Vorderseite</badgename>
						<vsize>61</vsize>
						<hsize>91</hsize>
					</badgedata>

					<!--Hintergrund Platzhalter-->

					<backgroundBitmap>
			            <top>0</top>
						<left>0</left>
						<width>91</width>
						<height>61</height>
						<ident></ident>
			        </backgroundBitmap>

					<textbox type="caption">
						<top>4</top>
						<left>3.5</left>
						<width>64</width>
						<height>5</height>
						<pt>12</pt>
						<content>Badge</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="label">
						<top>9.5</top>
						<left>4</left>
						<width>14</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>Number</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="content">
						<top>9.5</top>
						<left>16</left>
						<width>52</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>%%badge_no%%</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>0076bd</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<!--Mandator Logo-->

					<bitmap>
						<top>5</top>
						<left>70.5</left>
						<width>15.5</width>
						<height>10.5</height>
						<ident>%%mandator_logo%%</ident>
					</bitmap>

					<textbox type="label">
						<top>17</top>
						<left>4</left>
						<width>24</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>Name</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="content">
						<top>17</top>
						<left>28</left>
						<width>56</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>%%visitor_name%%</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>0076bd</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<frame>
						<top>21.5</top>
						<left>4.5</left>
						<width>80.5</width>
						<height>0.2</height>
						<solid>1</solid>
						<rgb>bfc3c3</rgb>
					</frame>

					<textbox type="label">
						<top>23</top>
						<left>4</left>
						<width>24</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>Company</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="content">
						<top>23</top>
						<left>28</left>
						<width>56</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>%%company_name%%</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>0076bd</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<frame>
						<top>27.5</top>
						<left>4.5</left>
						<width>80.5</width>
						<height>0.2</height>
						<solid>1</solid>
						<rgb>bfc3c3</rgb>
					</frame>

					<textbox type="label">
						<top>29</top>
						<left>4</left>
						<width>24</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>Host</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="content">
						<top>29</top>
						<left>28</left>
						<width>56</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>%%employee_name%%</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>0076bd</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<frame>
						<top>33.5</top>
						<left>4.5</left>
						<width>80.5</width>
						<height>0.2</height>
						<solid>1</solid>
						<rgb>bfc3c3</rgb>
					</frame>

					<textbox type="label">
						<top>35</top>
						<left>4</left>
						<width>24</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>Date</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="content">
						<top>35</top>
						<left>28</left>
						<width>60</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>%%valid_date_time_line1%% %%valid_date_time_line2%%</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>0076bd</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<frame>
						<top>39.5</top>
						<left>4.5</left>
						<width>80.5</width>
						<height>0.2</height>
						<solid>1</solid>
						<rgb>bfc3c3</rgb>
					</frame>

					<textbox type="label">
						<top>41</top>
						<left>4</left>
						<width>26</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>License plate</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>000000</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox type="content">
						<top>41</top>
						<left>28</left>
						<width>56</width>
						<height>4</height>
						<pt>8</pt>
						<content>%%vehicle%%</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>0076bd</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<textbox>
						<top>48</top>
						<left>4</left>
						<width>37</width>
						<height>11</height>
						<pt>20</pt>
						<content>*%%badge_no%%*</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>425762</rgb>
						<font>CODE39</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>c</halign>
						<fitting>1</fitting>
					</textbox>

				</page>

				<!-- Rueckseite - Sicherheitshinweise -->

				<page paper="DIN A4">

					<badgedata>
						<badgename>Rueckseite - Sicherheitshinweise</badgename>
						<vsize>61</vsize>
						<hsize>91</hsize>
						<hflip>1</hflip>
					</badgedata>

					<frame>
						<top>0</top>
						<left>0</left>
						<width>91</width>
						<height>61</height>
						<solid>1</solid>
						<rgb>0070ac</rgb>
					</frame>

					<textbox>
						<top>4</top>
						<left>3.5</left>
						<width>64</width>
						<height>5</height>
						<pt>12</pt>
						<content>Safety notes</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>ffffff</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

					<bitmap>
						<top>17</top>
						<left>4</left>
						<width>81</width>
						<height>25</height>
						<ident>BadgeBackSecuritySymbols</ident>
					</bitmap>

					<textbox>
						<top>48</top>
						<left>4</left>
						<width>70</width>
						<height>4</height>
						<pt>6</pt>
						<content>After use please leave this badge at the reception.</content>
						<weight>0</weight>
						<italic>0</italic>
						<underlined>0</underlined>
						<rgb>ffffff</rgb>
						<font>Arial</font>
						<antialiased>1</antialiased>
						<halign>L</halign>
						<fitting>0</fitting>
					</textbox>

				</page>

			</layout>


		

KAPITEL 12: Einrichtungshilfen

Einrichtungshilfen für Zubehör

Einrichtungshilfen für Zubehör finden Sie hier